De afgelopen jaren heeft de technologie gezorgd dat bedrijven documenten en processen migreren naar elektronische formaten om een grotere toegankelijkheid te bieden en informatiebeveiliging te garanderen. Hoe? Door de implementatie van digitale archivering.
Wat is het en wat zijn de voordelen ervan? Ontdek het nu in deze post.
Wat is digitale archivering?
Digitale archivering kan worden gezien als een vervanging van uw papieren archief. Haar belangrijkste functie is het opslaan en bewaren van documenten die in digitaal formaat zijn gegenereerd.
Dit kan ook een bestand worden genoemd, wat neerkomt op een gegevenseenheid die kan worden gebruikt met toepassingen geïnstalleerd op een computer.
De belangrijkste troeven van een digitaal archief zijn de opbouw en beschikbaarstelling van een enkele ruimte voor raadpleging en opslag van alle soorten digitale informatie, d.w.z. gegevens, documenten, beelden en video, die de classificatie van gegevens vergemakkelijkt.
Dat kan helpen om duplicatie van informatie te voorkomen, met als belangrijkste doel organisaties tijd en geld te doen besparen door een innovatief alternatief te hebben voor de verspreiding van documenten.
Hoe werkt digitale archivering?
Enkele eigenschappen van een digitaal archief zijn onder andere:
- Garantie op authenticiteit, integriteit en leesbaarheid
- Validatie en behoud van digitale handtekeningen
- Technologiebewaking en formaatconversies
- Beheer van bewaartermijnen
In de context van digitale transformatie is een goed digitaal archief noodzakelijk voor succes.
Een digitaal archief zal u helpen de rechtsgeldigheid van uw digitale informatie aan te tonen en de bewaartermijnen van de kritieke dossiers van de onderneming (vitale documenten) te beheren, zoals contracten en klantencorrespondentie.
Het is mogelijk om fysieke bestanden over te zetten naar een digitaal formaat en non-discriminatie te bereiken door de volgende basisstappen te volgen:
- Kies de informatie die u wilt converteren.
- Digitaliseer de informatie via scanners of camera’s in documenten of afbeeldingen.
- Indexeer en classificeer het materiaal zodat het makkelijk op te zoeken en te verspreiden is.
- Sla de informatie op in een digitaal archief. Het is ook van essentieel belang rekening te houden met de naleving van de regelgeving van elk land om alle elektronische documenten geldig en legaal te maken voor bepaalde processen voor de autoriteiten.
Wanneer bijvoorbeeld digitale boekhoudkundige documenten worden gebruikt voor audits in Europa, moeten zij een elektronische handtekening bevatten die is goedgekeurd en erkend door de dienst Financiën en Openbare Kredieten. Sommige hebben zelfs watermerken nodig om het document te beschermen.
Voordelen van een digitale archivering:
Het gebruik van digitale archieven biedt verschillende voordelen, waaronder:
1. Homogenisering van de opslag en archivering van documenten
Door één archief te gebruiken voor verschillende use cases kunt u gemakkelijker en sneller informatie vinden in plaats van verschillende bronnen te moeten raadplegen. Een goede oplossing kan worden gebruikt voor al deze use cases:
- Validatie en bewaring van digitale handtekeningen
- Archivering van documenten met bewaartermijnen
- Archivering van gegevens en documenten uit buiten gebruik gestelde systemen zoals AS/400, SAP/R3, Pronto, SharePoint, Documentum, enz.
- Informatie overzetten van dure cloud-opslag (bijv. Salesforce of SharePoint online) naar goedkopere opslag, met behoud van compliance
- Archivering voor systeemconsolidatie en modernisering
- Scanarchief
- Archief van klantencorrespondentie (bv. voor Mifid II)
- Gekwalificeerde elektronische archivering voor eIDAS
- GDPR-naleving door beperking van de toegang tot informatie die PII bevat
Door één archief te gebruiken voor verschillende use cases kunt u informatie gemakkelijker en sneller terugvinden.
2. Meer efficiëntie in de bedrijfsvoering
Door alle noodzakelijke documenten op één centraal systeem te klasseren en te organiseren, bespaart u uren werk bij het zoeken naar dossiers.
Een digitaal archief laat een bedrijf toe al haar afdelingen met elkaar te verbinden en synergie tussen hen te creëren door de toegang tot alle informatie die nodig is voor onder andere onderhandelingen, aankopen, voorraadlijsten, contracten en facturen.
3. Verhoogd rendement
Zo is het! Uw bedrijf zal positieve gevolgen ondervinden op haar rendement, want dankzij het gebruik van digitale archivering kunt u de kosten verlagen en de kwaliteit van het informatiebeheer binnen uw bedrijf verhogen.
4. Veilige opslag van documenten
Een digitaal archief is een instrument in een gecertificeerd systeem: het wordt dus een oplossing om een mogelijks verlies van informatie en de verspreiding van wettelijke en exclusieve documenten van een organisatie te elimineren en te voorkomen.
Het gebruik van een digitaal archief maakt het mogelijk een toegangshiërarchie in te stellen door middel van autorisaties en lees- en wijzigingsbeperkingen volgens het profiel van elke gebruiker. Het helpt op zijn beurt de regelgeving na te leven, want het gebruik ervan impliceert de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Bovendien verlaagt deze oplossing het risico op diefstal van informatie dankzij alle beveiligingsfilters die elke fysieke of digitale manipulatie van de beheerde documenten moeten voorkomen.
5. Fysieke ruimte en tijd besparen
De eliminatie van fysieke documenten creëert vrije ruimte: de enorme rekken in uw magazijn die vol staan met archiefkasten kunnen omgezet worden naar een digitaal formaat en zijn dan slechts een paar klikken van u verwijderd op uw computer.
Tegelijkertijd zal het dagelijkse papierverbruik in uw bedrijf sterk verminderen, wat ook leidt tot ruimtebesparing per vierkante meter door geen fysieke documenten of rekken meer te gebruiken.
Ook heeft u dan geen printers en ander kantoormateriaal meer nodig die meestal onderhoud vragen.
Het gebruik van een digitaal archief maakt visualisatie van de documenten mogelijk, ongeacht de locatie of de afstand tussen de gebruiker en de server, waardoor verzendkosten in uw bedrijf wegvallen.
Uw bedrijf zal dus duurzamer zijn en kan zich mogelijks beter positioneren via public relations strategieën en campagnes: maatschappelijk verantwoord ondernemen is een zeer belangrijk concurrentievoordeel op de huidige markt.
6. Risico eliminatie
Digitale archivering kan kopieën bewaren, zelfs van verschillende fysieke locaties, en elimineert het risico op rampen of ongelukken zoals branden en aardbevingen. Hoe? Alle informatie kan op verschillende fysieke locaties worden opgeslagen.
Het is belangrijk om niet alleen vitale bedrijfsgegevens (d.w.z. de bestanden die een bedrijf helpen overleven in geval van een ramp, maar denk ook aan uw klantencontracten en verzekeringsdocumenten) op interne servers op te slaan.
Ook het verlies van documenten vermijden die tot juridische problemen kunnen leiden, is een van de risico’s die bij de implementatie van deze oplossing aan gedacht moet worden.
Knap! U weet al wat digitale archivering is en wat de voordelen ervan zijn.
Als u de beste digitale praktijken wilt implementeren om uw bedrijf te moderniseren, vraag dan gerust een gesprek aan met onze expert over onze digitale archiveringsdiensten.
