Application retirement is en zal een van de belangrijkste ‘volgende stappen’ zijn in veel bedrijven, waarschijnlijk ook in het uwe. In dit artikel bespreken we de vier meest voorkomende scenario’s wanneer application retirement nodig kan zijn.
Met de groei van uw bedrijf of organisatie moet u een oplossing vinden om grote hoeveelheden gegevens van verschillende legacy-applicaties te bewaren. Dit komt meestal door naleving van regelgevingen, e-Discovery of de waarde van de gegevens voor uw bedrijf. U moet informatie opslaan, maar tegelijkertijd wilt u dat de opslag geen impact heeft op uw lopende bedrijfsactiviteiten. Dat is het moment om application retirement te overwegen. Hoe houdt u het bedrijf draaiende en reduceert u tegelijkertijd de kosten tijdens het migreren van gegevens? Lees meer over vier tips voor application retirement.
Einde van de productlevenscyclus (EOL)
Producten hebben een levenscyclus; die aan het einde van hun levenscyclus worden End-of-life-producten genoemd. Dat betekent dat bijvoorbeeld de software of de tool waarmee u werkt, niet langer wordt ondersteund door updates. Waarom niet? Omdat de leverancier van de software heeft besloten om het product ‘af te sluiten’, meestal door de slechte rendabiliteit bij verdere verkoop of ontwikkeling.
De leverancier zal geen verdere acties ondernemen met betrekking tot marketing, verkoop of (software) updates voor het product. Een goed voorbeeld is het huidige einde van Atlassian server-producten.
De tijd echter tussen het aankondigen van het einde van het productlevenscyclus en het werkelijke einde van het productlevenscyclus duurt meestal minstens twee jaar.
Deze termijn geeft u de kans om over te schakelen naar een andere oplossing. En het allerbelangrijkste: om de gegevens op te slaan die u nodig hebt ondanks het einde van het product. Op dat moment moet je overgaan tot de tips voor application retirement die aangeboden worden door professionals.
Regelgeving voor gegevensbescherming
Meestal niet het favoriete onderwerp, dat weten we. Maar toch een onvermijdbaar onderwerp voor elk bedrijf dat privégegevens bevat. Volgens verschillende regelgevingen moeten de gegevens die je bewaart te allen tijde beveiligd, privé en beschermd zijn tegen beschadiging.
Voor verschillende soorten bedrijven zijn verschillende soorten gegevensbeschermingsregelgevingen vereist. Hieronder een paar voorbeelden – staat jouw bedrijf er ook tussen?
- PCI-DSS en GLBA in de financiële sector
- HACCP voor de voedsel- en drankindustrie
- HIPAA in de gezondheidszorg.
- CCPA voor privacyrechten en consumentenbescherming voor inwoners van Californië
- PCI DSS is een standaard informatiebeveiliging voor organisaties die kredietkaarten van de grootste kaartfraudes behandelen
- GDPR stelt richtlijnen op voor de verzameling en verwerking van persoonlijke gegevens van EU-inwoners.
Het probleem van een ‘compliant’ bedrijf of organisatie te zijn, heeft te maken met verouderde software of systemen.
Omdat deze niet zijn gebouwd om te laten zien dat je de retentieperiodes respecteert, moeten Chief Regulatory Officers en Records Managers een manier vinden om gegevens te beheren, op te slaan en te beschermen volgens de regelgeving.
De logische oplossing is om over te stappen op een nieuw systeem, maar er moet een gateway zijn waarbij jouw bedrijf kan verdergaan en het hele proces kan doorlopen in overeenstemming met de regelgeving.
Het afvoeren van verouderde tools omdat ze niet voldoen aan de regelgeving is daarom het beste met behulp van application retirement. Het vervangen van oude apps mag geen invloed hebben op het vitaal belang van informatie voor de bedrijfsactiviteiten.
Data migratie
Zo belangrijk – data verplaatsen van het huidige systeem naar een ander systeem – en het is een zeer moeilijk, duur en tijdrovend proces. Als het echter goed wordt uitgevoerd, leidt het tot verbeterde concurrentievermogen, schaalbaarheid en snelheid. Neem bijvoorbeeld het migreren van gegevens naar de cloud.
Afhankelijk van het type en de grootte van het bedrijf en de codering/IT-vaardigheden van de werknemers, zijn deze de meest voorkomende types gegevensmigratie-tools:
- on-premises tools
- open source tools
- cloudgebaseerde tools
Ongeacht het type bedrijf moet uw gegevensmigratieproces bestaan uit de volgende stappen:
- Identificeren, evalueren en voorbereiden van de te migreren gegevens
- Plannen van de scope van het migratieproject + definiëren van de rollen in het proces
- Ontwerpen en volgen van het migratieplan
- Testen
- Uitvoeren
- Valideren
- Afsluiten van de oude systemen
De gegevensmigratie en het afsluiten van het oude systeem gaan hand in hand. Maar vaak komt het te snel of juist te laat. De validatie van gemigreerde gegevens op voltooiing en het buiten gebruik stellen van oude gegevens is de laatste fase van het volledige gegevensmigratieproces.
Overstappen op een modernere app
Van één app naar een andere overstappen kan en moet voordelen opleveren, maar vereist wel degelijk onderzoek voor je daadwerkelijk overstapt.
Het is ook een ander verhaal om van social media management-tool te veranderen in een bedrijf met tien mensen, dan om van CMS of project management software te veranderen in een multinational.
Uiteindelijk is het even belangrijk om een goede app in te voeren als om de gegevens over te zetten van de ene naar de andere app. Als het gaat om de juiste redenen om over te stappen, is het vrij simpel:
- Geld – je kan de uitgebreide versie van een app gebruiken voor een prijs boven uw budget
- Functiebeperking – u heeft een tool nodig die beter past bij uw organisatie / workflow / team om de juiste en goede service te bieden
- Oplossingen vervangen – je wilt een alles-in-één app, maar in plaats daarvan werk je met verschillende tools om andere functies binnen de workflow te dekken (bijvoorbeeld spreadsheets, tijdsregistratie, interne communicatie).
Als je onderzoek doet en een nieuwe tool kiest, moet je ook nakijken of de tool van uw keuze ook data-migratie biedt. Soms bieden apps hun eigen tool en soms geven ze je een ‘how-to migrate’-gids.
Maar nogmaals, als je veel gegevens moet migreren terwijl je tegelijkertijd aan de wetgeving moet voldoen, is de enige realistische manier application retirement – belangrijke gegevens die bewaard moeten blijven, worden opgeslagen in een gecentraliseerde, gemakkelijk te integreren archief.
Heb je jezelf herkend in één van de vier situaties?
Als dat zo is, dan moeten we in detail evalueren hoe dringend application retirement in uw geval is. Vervolgens beginnen we met een degelijke voorbereiding op het gehele proces, zodat het zo soepel mogelijk verloopt.
Of het product dat je gebruikt nu het einde van zijn levensduur bereikt (of al heeft bereikt) of je moet compliant worden (of ervoor zorgen dat je compliant bent) met de data regelgeving, het professionele Docbyte team implementeert een solide gateway naar digitalisering – application retirement.
En als u zich wilt voorbereiden op een grote gegevensmigratie, dan zorgen wij ervoor dat u dat goed, consistent en met buitengebruikstelling van oude gegevens.
En ten slotte, als u erover denkt om over te stappen van een applicatie naar een nieuwe die beter bij uw bedrijf past, zijn wij er om u te helpen bij het opslaan van uw gegevens.
Laat ons weten wat uw situatie is of vraag ons alles wat in u opkomt met betrekking tot het buiten gebruik stellen van uw applicatie.
