Een intelligente postkamer is een technologie die snel alle inkomende documenten in elk formaat verwerkt en deze vervolgens naar de relevante afdelingen binnen uw organisatie verdeelt.
Dit is mogelijk dankzij een combinatie van technologieën die alle inkomende documenten verwerken om de cruciale informatie correct te extraheren.
Onze intelligente postkamer doet dit door technieken zoals Optical Character Recognition (OCR), intelligent character recognition, optical mark recognition en barcode-scanning te gebruiken.
Dit is hoe het traject van inkomende documenten eruit ziet:
Er komen veel documenten binnen bij uw bedrijf, in elk documentformaat, via elk kanaal.
OCR, Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) gaan door de documenten om ze te identificeren, te classificeren (in categorieën zoals contracten, claims, bestellingen en facturen) en klaar te maken voor correcte verdeling.
Dezelfde technologieën extraheren ook metadata uit de inhoud van de documenten (denk aan gegevens zoals klantnummer, adres van verzender en ontvanger, datum en handtekening), waarbij deze klaar wordt gemaakt voor validatie in uw bedrijfsdatabase.
De documenten zijn nu klaar om te reizen. Ze worden afgeleverd bij de juiste afdeling – financiën, HR, klantenservice, marketing, claims en anderen.
Met automatisering van de mailroom wordt alles gevolgd van binnenkomst tot uitgang. Dit maakt effectief rapportage, auditing en analytics mogelijk – u verliest geen informatie meer omdat de audit-trail transparant is en gemakkelijk te volgen.
Intelligente postkamer: Uw klanten zullen dit geweldig vinden:
Klanten zijn over het algemeen hetzelfde – we willen niet te lang wachten, dezelfde problemen aan verschillende afdelingen uitleggen en we haten het om terug te komen om dezelfde administratieve processen te herhalen.
De geautomatiseerde behandeling van alle inkomende documenten zal dit nachtmerrie eindigen – het zorgt voor duidelijke organisatie, transparante communicatie en een snelle reactie op de problemen van uw cliënten. Dit leidt tot een significante vermindering van frustratie bij de klant.
“Medewerkers voelen zich meer waardevol omdat hun werk uitdagender is – in plaats van administratie kunnen ze zich richten op snel en persoonlijk dienstverlening aan klanten.”
Intelligente postkamer: Hoe lang zal de implementatie duren?
Om te weten wat u kunt verwachten van een intelligente postkamer, kunt u de volgende vijf stappen overwegen en uw business case opstellen:
Zorg ervoor dat u precies weet welke types en formaten van informatie uw organisatie binnenkomen en vanwaar.
Krijg een overzicht van hoeveel documenten er dagelijks binnenkomen in uw organisatie (als u dat niet weet, kan een extra audit nodig zijn).
Tel het aantal mensen dat u in dienst heeft om documenten te ontvangen, te verwerken, te sorteren, te verwerken en te verzenden – zowel intern als extern.
Zoek uit of uw werklast groeit, fluctueert of stabiel is.
Bepaal hoe lang het momenteel duurt voordat documenten hun bestemming bereiken vanaf de initiële ingang.
Een implementatie duurt tussen twee weken en drie maanden. De implementatie wordt in fasen georganiseerd en biedt waarde gedurende het gehele proces.
Een mailroom-oplossing kan binnen twee weken worden geïmplementeerd en onmiddellijke resultaten opleveren. Voor een complexe organisatie is het meestal binnen drie maanden volledig opgezet.
We hebben de intelligente postkamer met succes geïmplementeerd – en vaak uitgebreid – voor een verscheidenheid aan klanten, zodat we u een volledig nauwkeurige prijsopgave kunnen geven.
We begrijpen dat het introduceren van een nieuwe oplossing twijfels kan oproepen: Wat als onze medewerkers het niet leuk vinden? Wat als het te moeilijk is om te begrijpen? Wat als ze het gewoon negeren?
Het antwoord op al deze vragen is ons eenvoudig onboardingproces en training. We hebben intelligente postkamer
