Application Retirement wordt ook wel buitengebruikstelling van applicaties genoemd. Het gaat over welke acties moeten ondernomen worden om specifieke applicaties niet langer te gebruiken maar zonder de toegang te verliezen tot de gegevens die ze in hun databases bewaren.
Wat is Application Retirement?
Application retirement is eigenlijk het buiten gebruik stellen van overbodige of verouderde bedrijfsapplicaties zonder de toegang tot hun historische gegevens te verliezen. Legacy applicaties worden vaak alleen onderhouden om onregelmatig of sporadisch toegang te bieden tot gegevens in de applicatie database voor juridische of zakelijke doeleinden.
Application retirement (soms ook buitengebruikstelling van applicaties of ‘sunsetting’ genoemd) is een proces waarbij verouderde applicaties worden afgesloten en de gegevens die ze bevatten worden gemigreerd naar gestandaardiseerde archieven waar deze informatie toegankelijk blijft. Sommige organisaties besteden meer dan 75% van hun softwarebudget aan lopend onderhoud, zodat buitengebruikstelling van applicaties de kosten aanzienlijk kan drukken.
Buitengebruikstelling van applicaties houdt meestal in dat gegevens uit de legacy database worden gemigreerd naar een andere gegevensopslagplaats of archief die onafhankelijk toegankelijk is met behulp van standaard business intelligence of rapportagetools.
Door buitengebruikstelling van applicaties kunnen IT-afdelingen van ondernemingen de software, hardware en middelen die nodig zijn voor het beheer van legacygegevens verminderen.
Belangrijkste redenen voor Application Retirement strategieën
Forrester duidde het upgraden en moderniseren van legacy applicaties, het upgraden van packaged applicaties en het consolideren of stroomlijnen van bedrijfsapplicaties aan als drie van de vier belangrijkste softwarekwesties waarmee IT-organisaties worden geconfronteerd.
Application retirement is essentieel voor organisaties om hun applicatieportfolio’s te stroomlijnen en te moderniseren.
Dit zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven overgaan tot app retirement strategieën:
- Door het buiten gebruik stellen van applicaties is ondersteuning van applicaties en hardware en software niet meer nodig. Terugkerende kosten, zoals licenties voor applicaties, onderhoud en administratiekosten, vallen dan weg en zorgen mogelijks voor aanzienlijke besparingen. We merken ook ruimtebesparingen op en een lager stroomverbruik in het datacenter wanneer applicaties buiten gebruik worden gesteld.
- Consolidatie van applicaties. Veel van deze legacy applicaties zijn overbodige systemen. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld 10 of meer oude financiële systemen die ze hebben overgenomen van hun voorgangers of die achtergebleven zijn na de implementatie van nieuwe applicaties. Deze systemen zijn vaak gecompartimenteerd, met incompatibele pakketten en softwareversies. Het overzetten van gegevens naar een gemeenschappelijk toegankelijk archief vereenvoudigt onderzoek, controle en rapportage tussen systemen.
- Naleving van sectorale regelgevingen en wettelijke vereisten. Sarbanes-Oxley, GDPR, maken bedrijven attent op de naleving van het bewaringsbeleid van bedrijfsgegevens. Legacy applicaties actief houden om toegang te krijgen tot informatie is een dure aangelegenheid. Het resultaat van een “niets doen” benadering is dat de gegevens voor altijd worden bewaard, wat niet haalbaar is. Tijdens de application retirement worden gegevens geclassificeerd, krijgen ze een bewaarbeleid toegewezen en worden ze verwijderd op basis van uw gegevensbeleid.
- Vertrouwen op de vaardigheden van bedrijfs- en IT-analisten om legacysystemen van 10 tot 20 jaar of ouder te beheren is problematisch. Het vinden van consultants of zelfs de leverancier die de applicatie heeft gemaakt en ondersteund heeft, is misschien niet mogelijk. Het gebrek aan IT-personeel dat vertrouwd is met de applicatie verhoogt het risico op late reacties op audits. Door gegevens uit de applicatie naar een gemeenschappelijk platform te halen dat via standaard rapportagetools toegankelijk is, kunt u gemakkelijk gebruikmaken van de vaardigheden waarin u momenteel investeert. Zo kunt u op elk auditverzoek reageren.
Strategieën voor Application Retirement
Organisaties die hun applicatieportfolio voor het eerst onder de loep nemen, vinden vaak honderden applicaties die in aanmerking komen voor buitengebruikstelling.
Maar omdat het onmogelijk is om honderden apps tegelijk buiten gebruik te stellen, moeten bedrijven een strategie ontwikkelen om te beslissen welke apps en gegevens wanneer buiten gebruik moeten worden gesteld.
1. Applicatie verwijderen op basis van prioriteit:
Door te beginnen met applicaties die de grootste kostenbesparingen opleveren, wordt er budget en middelen vrijgemaakt waardoor de waarde van het initiatief om applicaties buiten gebruik te stellen geoptimaliseerd wordt. Besparen op aflopende onderhoudscontracten van hardware is een optimale aanpak, aangezien een groot deel van de kostenbesparingen onmiddellijk kan worden gerealiseerd.
Een van de uitdagingen van application retirement is het gebrek aan functionele kennis over application retirement. Maar de kans op succes is groter als men begint met legacy applicaties waarvan men de functionaliteit en rapportage-eisen begrijpt. Het helpt ook om een business case op te bouwen om andere applicaties te bekijken.
2. Volledige verwijdering van de app of selectieve bewaring van gegevens:
Application retirement best practices suggereren het archiveren van alle gegevens terwijl u online toegang houdt tot de gegevens via uw favoriete rapportagetool. Door alle gegevens toegankelijk te houden vanuit een online archief kan de organisatie lange analyses vanaf het begin vermijden. Dit is het meest eenvoudige proces en kan snel worden geïmplementeerd, wat de besparingen versnelt.
Voor organisaties die het gegevensmodel en de retentie-eisen van de applicatie goed begrijpen, kan selectieve dataretentie vooraf worden geïmplementeerd of worden toegepast nadat de applicatie buiten gebruik is gesteld. In beide gevallen geeft het gebruik van een best-in-class application retirement oplossing een organisatie de keuze tussen volledige buitengebruikstelling of selectieve retentie.
3. Verwijdering van applicaties van twijfelachtige of beperkte waarde:
In een scenario waarin de commerciële waarde van een app minimaal is, is buitengebruikstelling een verstandige strategie. De organisatie bespaart kosten door de legacy applicatie te sluiten, terwijl de gegevens ervan behouden blijven. De mogelijkheid om relaties tussen applicatiegegevens toe te voegen, zelfs na buitengebruikstelling, beschermt het bedrijf als deze gegevens later moeten worden geraadpleegd.
“Ideale kenmerken van een oplossing voor application retirement”
Buitengebruikstelling van applicaties vereist geavanceerde mogelijkheden voor datamodellering, extractie, retrieval, validatie en retentie. Daarom kunnen organisaties beter op zoek gaan naar een leverancier met een bewezen oplossing. Een oplossing voor buitengebruikstelling van applicaties moet de volgende mogelijkheden bieden:
- De gegevens in de legacy applicatie modelleren
- Onbekende gegevensrelaties ontdekken
- Een retentiebeleid opstellen dat bepaalt welke gegevens moeten worden verwijderd
- De gegevens extraheren met de volledige toepassingscontext
- Indexeren van de data voor efficiënt zoeken
- De volledigheid en nauwkeurigheid van de verwijderde gegevens valideren
- Applicatie-onafhankelijke toegang en rapportage bieden
- De onveranderlijkheid van de verwijderde gegevens garanderen en ervoor zorgen dat alleen bevoorrechte gebruikers er toegang toe hebben.
- Handhaving van retentie- en verwijderingsbeleid op niveau van applicatie, entiteit of gegevensgroep, gebaseerd op wettelijke en organisatorische vereisten
- Audit van alle toegang en alle acties tegen ingetrokken gegevens (wijzigingen in het bewaar- of verwijderingsbeleid en legal hold)
Omdat elke organisatie unieke vereisten heeft voor application retirement, komt de gekozen softwareoplossing vaak met de nodige diensten.
Het is raadzaam om de meeste aandacht te besteden aan leveranciers met uitgebreide ervaring in het archiveren van grote hoeveelheden gestructureerde applicatie data, bewezen project management capaciteiten en beste implementatie practices.
Docbyte voor application retirement
Docbyte voor application retirement beheert de volledige levenscyclus van content in databasetoepassingen. De oplossing bestaat uit de volgende producten die voldoen aan de volledige vereisten voor een application retirement project:
- Docbyte Data Archief
- Docbyte Discovery optie
- Docbyte Data Validatie optie
Samen zijn deze producten ontworpen om de uitdagingen van application retirement aan te gaan door verbeterde mogelijkheden te bieden:
- Ontdekking, classificatie en extractie van bedrijfsgegevens
- Validatie van gearchiveerde gegevens
- Eenvoudige, veilige en gestandaardiseerde toegang tot gearchiveerde gegevens
- Efficiënte datacompressie en implementatie van gelaagde opslagstrategieën
- Naleving van regelgeving inzake gegevensbewaring en privacy
4. Ontdekking, classificatie en extractie van bedrijfsrecords:
De Docbyte oplossing voor application retirement proces biedt datamodelleringstechnieken waarmee u subsets van gerelateerde gegevens kunt classificeren en extraheren die de bedrijfsdoelstelling vertegenwoordigen.
De oorspronkelijke context van de bedrijfsdoelstelling wordt bewaard in een audit-ready formaat dat gemakkelijk toegankelijk is voor compliance en business behoeften. Ook kunnen verschillende relaties tussen gegevens worden gelegd voor toekomstige analyse.
Wat als de informatie over de relatie tussen tabellen en records niet is opgeslagen in het bronsysteem of bekend is bij functionele experts? In dat geval kan de Docbyte Discovery optie tabelrelaties en bedrijfsentiteiten afleiden op basis van ontdekte relaties.
Kennis over datarelaties is essentieel bij het instellen van retentiebeleid voor gerelateerde gegevens en bij het bepalen hoe de gegevens zullen worden benaderd.
5. Validatie van gearchiveerde data:
De Docbyte’s data validatie optie valideert snel of het data archief proces volledig en correct is door het definiëren van bedrijfsregels om de gearchiveerde data te vergelijken met de data in de originele applicatie.
Het definiëren van validatieregels elimineert de noodzaak om SQL scripts te schrijven om data vergelijkingen uit te voeren, wat uiteindelijk de productiviteit verhoogt.
Discrepanties tussen het bestand en het bronsysteem worden genoteerd in de rapportuitvoer, die later kan worden gebruikt voor evaluatie- en auditdoeleinden.
6. Eenvoudige, veilige en gestandaardiseerde toegang tot gepensioneerde gegevens:
Docbyte Data Archive biedt verschillende manieren om ervoor te zorgen dat buitenbruikgestelde gegevens adequaat worden beschermd en toegankelijk blijven op aanvraag tijdens de normale gang van zaken, maar ook voor audits en e-discovery. Docbyte technologie biedt verschillende opties voor toegang tot en bescherming van ingetrokken data:
- Ingetrokken applicatiegegevens kunnen worden doorzocht op basis van trefwoorden en bedrijfsentiteiten, met volledige applicatiecontext, vanuit de Docbyte Data Archive data discovery portal.
- Aangepaste rapporten kunnen worden gemaakt en opgeslagen voor hergebruik met behulp van ingebouwde data visualisatie mogelijkheden.
- Cad kan via standaard interfaces, zoals ODBC / JDBC en SQL, toegang krijgen tot gegevens via enterprise reporting tools, zoals Crystal Reports en MicroStrategy.
7. Efficiënte gegevenscompressie en implementatie van gelaagde opslagstrategieën:
Docbyte Data Archive zet de buitengebruikgestelde data om in een sterk gecomprimeerd bestandsformaat, met een compressie tot 95 procent en meer. De gegevens worden volledig geïndexeerd om SQL queries en zoekopdrachten op trefwoorden te ondersteunen en tegelijkertijd de opslagcapaciteit te verminderen. Bovendien kan het bestand worden opgeslagen op een goedkope opslaglaag omdat de buitengebruikgestelde gegevens zelden worden geraadpleegd en doorgaans nooit worden gewijzigd.
Daardoor kunnen organisaties kosten besparen en hogesnelheidsopslag vrijmaken voor meer kritische bedrijfsbehoeften.
8. Naleving van de regelgeving inzake gegevensbewaring en privacy:
Docbyte Data Archive biedt een uitgebreide set van functies om ervoor te zorgen dat buitengebruikgestelde gegevens worden beschermd en bewaard voor de periode bepaald door de toepasselijke regelgeving.
De policy engine dwingt retentiebeleid af dat is toegewezen aan buitengebruikgestlede gegevens, van het hoogste niveau van applicaties tot het granulaire niveau van logboekgroepen. Vervolgens worden de gegevens gewist wanneer de retentieperiode afloopt, zodat ze niet langer worden bewaard dan de periode die juridische gevolgen zou kunnen hebben.
Er zijn ook juridische bewaarmogelijkheden om ervoor te zorgen dat gegevens die relevant zijn voor een rechtszaak worden bewaard, zelfs als de bewaartermijn is verstreken.
Tegelijkertijd zorgen e-discovery en rapportagemogelijkheden ervoor dat gegevens die zijn bewaard tijdens een audit toegankelijk blijven. Integratie met e-discovery oplossingen van derden is ook mogelijk via open API’s.
Conclusie:
Wat Docbyte’s oplossing voor buitengebruikstelling van applicaties uniek maakt, is de basis: het toonaangevende Docbyte Platform. Dit uitgebreide, open, uniforme en betaalbare platform biedt een one-stop shop voor application retirement en biedt een uitgebreide bibliotheek van connectoren voor verschillende applicaties en databases.
Docbyte heeft jarenlange ervaring als marktleider met gevalideerde klantentevredenheid en loyaliteitsbeoordelingen. Gegevensarchieven zijn bedoeld om de snelle technologische veranderingen te ondersteunen, dus uw leverancier van gegevensarchieven moet dat ook doen.
